公司HR如何面对外勤人员加班工资问题

某深圳公司地产业务项目部人员因工作需要,正常工作时间外,需要:工作日加班、周末加班、节假日加班。但因项目部人员常驻项目现场,工作地点与临时休息地点在同一位置,无论真实加班与否,均可便宜打卡。此外,公司《员工手册》就加班事项特别规定:公司原则上不提倡员工加班,如因工作需加班者,请提交审批,由上级领导审批后方可加班。根据公司内部审议、签署文件等资料,载有该等”加班申请制度“的《员工手册》已经民主程序制定,且已向员工妥为公示公开。

基于上述,公司就如何规避加班工资事宜咨询律师。

一、加班工资相关的法律规范

经检索,有关加班(延长工作时间)工资的相关法律法规、司法解释摘录如下:

1.《中华人民共和国劳动法》

第三十六条 国家实行劳动者每日工作时间不超过八小时、平均每周工作时间不超过四十四小时的工时制度。

第四十一条 用人单位由于生产经营需要,经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间,一般每日不得超过一小时;因特殊原因需要延长工作时间的,在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过三小时,但是每月不得超过三十六小时。

第四十四条 有下列情形之一的,用人单位应当按照下列标准支付高于劳动者正常工作时间工资的工资报酬:
(一)安排劳动者延长工作时间的,支付不低于工资的百分之一百五十的工资报酬;
(二)休息日安排劳动者工作又不能安排补休的,支付不低于工资的百分之二百的工资报酬;
(三)法定休假日安排劳动者工作的,支付不低于工资的百分之三百的工资报酬。

《中华人民共和国劳动法》上列规定明示劳动者工作时间、延长工作时间工资报酬问题,即坊间俗称”加班工资“问题。其要点有三:平日加点支付150%工资、休息日加班支付200%工资、法定节假日加班支付300%工资。

2.《中华人民共和国劳动合同法》

第三十一条 用人单位应当严格执行劳动定额标准,不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的,应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。

第八十五条 用人单位有下列情形之一的,由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿;劳动报酬低于当地最低工资标准的,应当支付其差额部分;逾期不支付的,责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金:
(一)未按照劳动合同的约定或者国家规定及时足额支付劳动者劳动报酬的;
(二)低于当地最低工资标准支付劳动者工资的;
(三)安排加班不支付加班费的;
(四)解除或者终止劳动合同,未依照本法规定向劳动者支付经济补偿的。

3.《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(三)》

第九条 劳动者主张加班费的,应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据,用人单位不提供的,由用人单位承担不利后果。

二、加班工资问题的法律建议

结合上述问题,根据国家及地方相关法律法规、司法解释等的相关规定,建议公司HR采取如下措施防范或减少相关法律风险:

1、完善加班申请制度
如加班申请制度已写入《员工手册》,且《员工手册》已经民主程序制定及公示公开,建议公司妥善保管该等《员工手册》制定、审议及公示的资料文件,并确保已将《员工手册》发放至包括项目部员工在内的外勤员工并书面签收,同时公司内部应严格执行“加班申请制度”。此外,公司可结合实际情况,委派一名可信人选常驻或定期前往项目部现场作为加班情况的审核及监督人,该人员有权就员工在加班时间内是否真实工作提出异议。

2、 建立考勤确认制度
为确保项目部员工加班时长的真实性,建议由前述项目现场审核人按日、周、月制作项目加班时间考勤表,由审核人与项目部员工按日、周、月核对确认并签署,作为计算加班工资的基础及潜在劳动争议证据。

3、 适当调整工资结构
在员工依流程申请并真实加班的情况下,根据法律规定公司应依法支付加班费。但在法律允许的范围内,公司可考虑根据员工以往加班小时数情况,合理调整项目部现有及新增员工工资构成,即在将实发工资总额控制在一定范围内的前提下,适当调低员工的基本工资(不得低于深圳市最低工资标准),并据实计算加班工资,以期在人力成本总额可控的情况下实现依法支付员工加班工资、保障劳动者权益的目的。

4、 实施工资条发放制度
在前述第3项工资构成得以实现的前提下,建议每月发放工资同时向员工发放工资条,说明员工当月工资构成,并体现该等工资已包含加班工资,以免员工日后反复追索加班工资。

三、结语

中国劳动保障相关法律法规及地方政策纷繁复杂,人力保障支出成本日益繁重,如何在节省人力成本和劳动用工合规二者之间寻求平衡,已成为企业人力资源部门无法回避的重要课题。律师建议,凡事预则立不预则废,在无法完全符合国家及地方法律法规的情况下,应最大限度做好防范措施,以备将来与劳动者可能发生的劳动争议纠纷。

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  1. 确实不好权衡

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