为非企业员工代缴社保风险及其防范建议

公司拟协助一位非公司员工的第三方人员,以公司名义代为缴纳社会保险,即通常所谓的社保挂靠行为。该等“挂靠”缴纳社会保险的行为,因为不存在真实劳动合同关系,存在行政责任风险及民事责任风险,企业人力资源需注意防范,规范企业劳动关系管理制度,并及时与委托代缴社保人员及时签署《委托代缴社会保险协议》,避免社保挂靠风险。

一、社会保险监管部门的行政处罚风险

《中华人民共和国社会保险法》第五十八条规定:

用人单位应当自用工之日起三十日内为其职工向社会保险经办机构申请办理社会保险登记。未办理社会保险登记的,由社会保险经办机构核定其应当缴纳的社会保险费。
自愿参加社会保险的无雇工的个体工商户、未在用人单位参加社会保险的非全日制从业人员以及其他灵活就业人员,应当向社会保险经办机构申请办理社会保险登记。

根据上述规定,用人单位办理社会保险登记的对象应为其职工,即应存在劳动合同关系。如果是不存在劳动关系的灵活就业人员,按照法律规定,应自行向社会保险经办机构申请登记及缴交社会保险。

《广东省社会保险基金监督条例》第二十一条规定:

用人单位应当按照规定办理社会保险登记,如实申报应当缴纳的社会保险费,按时全员足额缴纳社会保险费。任何单位和个人不得有下列行为:
……
(二)通过虚构劳动关系、伪造证明材料等方式获取社会保险参保和缴费资格
……

《广东省社会保险基金监督条例》第六十一条第一款规定:

以欺诈、伪造证明材料、冒用他人证件、虚构劳动关系等手段办理社会保险业务的,社会保险行政部门、社会保险费征收机构、社会保险经办机构不予办理,将有关情况记入其信用档案;情节严重的,处涉案金额一倍以上三倍以下的罚款。

根据广东省上述规定,为第三方人员代为缴纳社保,可能存在伪造证明材料获取社会保险参保和缴费资格的情形,为法律法规所禁止,将面临无法办理社会保险登记的风险,同时可能面临相应金额罚款。

二、第三方人员主张劳动关系及相关权益风险

根据原劳动和社会保障部《关于确立劳动关系有关事项的通知》的相关规定,当用人单位未与劳动者签订劳动合同,认定双方存在劳动关系时可参照下列凭证:

(一)工资支付凭证或记录(职工工资发放花名册)、缴纳各项社会保险费的记录;
(二)用人单位向劳动者发放的“工作证”、“服务证”等能够证明身份的证件;
(三)劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录;
(四)考勤记录;
(五)其他劳动者的证言等。

因此,如公司为第三方人员代为缴纳社保,存在第三方人员以缴交社保记录主张与公司存在劳动关系,并进而向公司主张相关劳动者权益(包括但不限于签订劳动合同、缴纳社会保险费、缴纳住房公积金等)的风险。虽然劳动关系的认定需要综合多方面因素,但如果公司内部人力资源管理规范性欠缺,届时可能难以举证证明不存在劳动关系,进而可能面临对第三方人员的工资、福利、经济补偿金等不必要的经济支出。

三、社保“挂靠”风险防范建议

(一)与第三方人员签署协议及承诺

如果公司确需为第三方人员代为缴纳社会保险,则根据相关案例判决,建议尽量避免与该第三方人员签署形式上的劳动合同,并由该等第三方人员本人与公司当面签署书面的《委托缴纳社会保险协议》、《承诺书》等,明确如下事项:

1、委托缴纳社保方式、期间、费用、争议解决等常规事项;
2、双方之间仅为委托关系,并不因代为缴纳社会保险而存在任何形式的劳动关系;
3、建议全部缴纳社会保险费用,由该等第三方人员自行承担,并定期向公司提前支付;
4、明确委托缴纳社会保险期间,第三方人员不得以劳动者身份向公司主张任何劳动者权益。

(二)完善公司内部劳动管理管理制度

为防止公司因类似“挂靠”缴纳社保情形于日后陷入不必要的劳动法律纠纷,根据《关于确立劳动关系有关事项的通知》,进一步建议如下,以避免委托缴纳关系被认定为劳动关系:

1、完善公司劳动用工管理制度,特别是签署劳动合同、建立员工档案等;
2、保存劳动者基本资料(入职登记、转正、考勤记录、转岗、离职等);
3、公示、公开并由劳动者确认公司的劳动制度、公司内部管理制度(可通过群发邮件、OA、员工手册等形式)。

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