利用OneDrive和律师同事优雅协同作业

场景需求

在非诉讼业务中,现场尽职调查律师需要将尽职调查的底稿,回传给在办公室写法律尽职调查报告的同事,通常操作如下:

  • 微信发送:有大小限制,且没几天便过期清理,不能及时保存;
  • 邮件发送:部分邮箱有上传附件限制;
  • 网盘发送:国内网盘若非会员,上传及下载速度堪忧。

在诉讼仲裁业务中,团队同事需要将案件所涉委托合同、授权资料、起诉状、证据目录、证据材料等发送团队内部交叉审核,通常操作如下:

  • 正式的:邮件发送,但当修改版本过多后,Re来Re去,如果没有适当的邮件主题标注习惯,很难回翻找到某一过程版本;
  • 非正式的:微信来回发送,V1、V2、V3……定稿版、修订版、清洁版、提交版、打死不改版(就差遗书了),每次都要手动保存,且极易在碎片化的消息中遗漏。

然而,令人头秃的是,微信传输的文件,导致手机存储空间及电脑 C 分区空间不断被占用,DocumentsWeChat Files 文件夹体积日益庞大。而你或同事还经常问这样的问题——“我存在哪了?” “你什么时候发我的?”。更令人抓狂的是,几乎所有人手上的资料和文件都不是完整的,你电脑里放一部分,我电脑里放一部分,很难想象,这种协同作业能做好团队项目管理、案件管理以及基于此的知识管理。

律师和同事之间的工作协同,不能优雅、从容一些吗?

概览

该方法仅在两台 Windows 10 设备的系统环境下测试,Mac 设备未作研究。准备内容如下:

  • 一台 Windows 10 电脑;
  • 一个微软账号;
  • 一台安装了 OneDrive 的手机( iOS 与 Andriod 均可)。

本文重在演示 OneDrive 的协同(而非存储功能),因此以下教程以诉讼律师业务协同为例展开。核心步骤简化如下:

  • 打开并登录你的 OneDrive ;
  • 将诉讼案件资料拖进 OneDrive 文件夹内,完成同步;
  • 将整个案件文件夹分享至你同事的 OneDrive 账号;
  • 双方共同操作(增加、删除、移动、修改)共享文件夹下的文件夹及文件。

是不是和“如何把大象关进冰箱”一样简单。闲言少叙,欲知详情如何,请看下面分解。

详细步骤

一、打开并登录OneDrive

OneDrive 作为 Windows 10 系统自带应用,已经集成于系统之中,无需额外安装软件。

  • 按下Win + Q ,弹出Windows 10 系统自带搜索框,输入“OneDrive”,找到“OneDrive(应用)”;

  • 输入微软账号及密码(如果没有账号,可以点击“创建帐户”按钮跳转至微软官网进行注册,注册后可以得到免费的 5 GB OneDrive,成为付费用户可以获取更多空间用于存储及工作协同);

  • 完成密码输入后,提示 OneDrive 文件夹存储位置,根据需要相应修改,因为涉及文件同步,因此建议不要放在默认的 C 分区下,可改至D分区等。即 D:OneDrive ;

  • 不断点击“下一步”,直至完成登录,此时可以在桌面右下角任务栏看到一个白色云状的图标,即为登录成功的 OneDrive 。

二、将诉讼案件文件夹拖入OneDrive文件

  • 将你已经完成的或者部分完成的诉讼文件夹,如【20201209 张益达 vs 何以琛执行追加听证案】下的所有文件夹,拖入(可复制,也可移动)至刚刚设定的 OneDrive 文件夹即 D:OneDrive;

  • 等待文件夹完成同步:文件夹及文件夹下的文件,在你复制或移动后,即开始向微软服务器同步;在文件(夹)“状态”一栏可以看到同步状态:白色的循环圈表示正在同步,绿色对勾表示已同步完成;官方对于同步状态说明如下图所示:

三、将整个文件夹共享给你的律师同事

在上述步骤中,我们已完成【20201209 张益达 vs 何以琛执行追加听证案】项下所有案件文件(夹)的同步,此时这些文件不单在你的电脑上,也在 OneDrive 的服务器上,如果需要与律师同事协作,分享给他们吧!

  • 分享:在 OneDrive 文件夹里,右键【20201209 张益达 vs 何以琛执行追加听证案】,选择带有蓝色 OneDrive 图标的“共享”:

  • 在弹出的对话框中输入同事的 OneDrive 账号(即邮箱),因为需要律师同事协同作业,因此保持默认的“拥有链接的人都可以编辑”权限,然后点击发送,分享文件夹给同事;

四、同事获取共享文件夹并进行协同作业

以下步骤为律师同事(即获得分享连接的帐户)操作步骤,区别于前述分享人的操作步骤。

  • 同事在手机上打开 OneDrive 并登录自己的账号;
  • 在软件页面下方点开“共享的内容”,进入后选择你的共享;
  • 选择【20201209 张益达 vs 何以琛执行追加听证案】,并点击右侧三个点,在弹出菜单中选择“添加到我的 OneDrive ”(部分版本的软件为“向文件添加快捷方式”);

  • 完成上述步骤后,你及你的同事的手机端、PC端均有了【20201209 张益达 vs 何以琛执行追加听证案】文件夹及其内含的文件(夹);
  • 你的同事可以进行如下操作:
    • 增加新的子文件夹,比如【法院文书】、【案件简报】;
    • 移动文件(夹)位置;
    • 对文件(夹)重命名;
    • 修改文件,如答辩状、证据目录;
    • 删除不需要的文件;
    • 任何其他操作……
  • 因为你的同事是在共享的 OneDrive 里完成的上述操作,因此当他每次新增文件(夹)、删除文件文件(夹)、重命名文件(夹)、修改文件后,OneDrive 会将他的操作同步到服务器,再经由你的 OneDrive 将这些操作同步至你的 OneDrive 。
  • 当你们协作的案件或项目结案后,选中案件或项目文件夹,右键选择“释放空间”,永久备份于 OneDrive 服务器之上而不再占用你宝贵的硬盘空间。

结语

至此,你和同事无需在微信、邮箱、其他网盘传输一砖一瓦,而案件、项目全部内容将在你和同事之间实时、安全更新。只需要告诉他——起诉状我修改好了,你去 OneDrive 同步一下看看吧。

至此,你所在团队的每个案件及项目,每个参与者都可以拥有最完整的案件或项目资料,而不是每个人都只能看到七零八落的部分片段信息。

一切都变得整整齐齐、有条不紊了。

爽。

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