律师高效查阅摘录文件利器——QuickLook及天若OCR

无论是诉讼业务,还是非诉讼业务,律师日常工作均需要查阅大量的文件,且涉及的文件格式类型多种多样,如Word、PDF、Excel、图片、视频等。通常的做法是打开相应的文件,翻到对应的位置查看。但当文件数量过多时,或电脑配置水平一般时,打开文件的速度就会变慢,从双击文件,到文件彻底打开,总会有1-2秒左右的等待时间。

律师时间分秒必争,尤其是在需要熬夜加班的凌晨。那么,有没有方法将每次打开-查看的这一等待时间缩短呢?1-2秒的等待程序响应的时间看似无足轻重,但这个问题的提出,不仅在于节约律师时间,更在于提高工作的流畅性和专注度。

QuickLook 是一款为解决此问题而生的软件,通过快捷的预览功能,让你无需打开文件即可查看文件内容。当文件内容含有文本需要引用时,辅以天若OCR,亦可方便摘录取用。

概览

本方案仅针对Windows用户,主要步骤如下:

  • 下载并安装 QuickLook[1]及其插件;
  • 下载并安装天若 OCR[2]
  • 通过 QuickLook 预览文件(阅读),通过天若 OCR 识别文本并摘录(复制)。

下载并安装 QuickLook及其插件

  • 前往 GitHub 下载并安装 QuickLook 软件,亦可在 Windows 10 的 Microsoft Store 中搜索下载;
  • 运行已安装完成的 QuickLook,运行后该软件图标显示于任务栏中,并在系统后台常驻;
  • 选中需要查看的文件,按下空格键(Space)快速查看预览文件。根据 GitHub 官方文档,目前支持预览几乎各类主流格式文件:

    • 几乎所有图像格式:.png,.apng,.jpg,.bmp,.gif,.psd,Camera RAW 等
    • 压缩文档:.zip,.rar,.tar.gz,.7z等
    • .pdf 和 .ai 文件
    • 几乎所有音频和视频格式:.mp4,.mkv,.m2ts,.ogg,.mp3,.m4a等
    • 用逗号分隔的值文件(.csv)
    • 电子邮件和 Outlook 电子邮件文件(.eml 和 .msg)
    • HTML 文件(.htm 和 .html)
    • Markdown文件(.md 和 .markdown)
    • 各种文本文件(由文件内容确定)
  • 在相关插件[3]的辅助下,还可以预览更多类型格式文件:

  • 唯需特别说明者,Office 文档预览需要额外下载并安装上述OfficeViewer-Native插件(下载地址:https://github.com/QL-Win/QuickLook.Plugin.OfficeViewer-Native)。插件下载完成后,确保 QuickLook 已经运行,选中该插件,并按下空格键(Space),点击 Click here to install this plugin 进行安装。
  • 以上格式类型,基本已经覆盖了律师有机会查看的文件类型了,常见者如word、pdf、图片、视频,生僻者如3D模型、矢量图等,可广泛应用于常规业务、建设工程业务、专利业务等。
  • 如果你需要以对应的软件打开文件,也可以随时在预览窗口右上角以默认的软件重新打开;如果文件有多个页面,你也可以在左侧点击选择,实现特定页面的预览。

下载并安装天若 OCR

前述的操作步骤,主要解决律师”查看“的需求,更进一步的问题是,如何解决摘抄的需求。比如,在底稿中摘录相关数据,在证据中摘录相关合同条款。仅仅预览,并不足以满足复制的需求。天若OCR 即为此而生。

  • 前往天若OCR官网[4]下载天若OCR并安装,天若OCR顾名思义就是用于光学字符识别的,根据官网介绍,其主要功能如下:

  • 运行已安装完成的天若 OCR ,运行后该软件图标显示于任务栏中,并在系统后台常驻,并在桌面保留工具栏;
  • 在软件”设置“菜单中设置文字识别、图片识别等快捷键(热键);
  • 在打开的文件或预览的文件中,使用天若 OCR 快捷键或工具栏,选定需要摘取的文字、表格等内容,识别对应文本,并复制到法律尽职调查报告或者证据目录中,进行进一步编辑。
  • 当然,天若OCR还有其他许多有用的功能,这里仅说明其文字识别功能。

结语

在律师撰写法律尽职调查报告或者起草诉讼相关文书时,使用 QuickLook 预览(而无需打开)文件进行查看,使用 OCR 工具栏或快捷键选定特定的内容并识别进行复制,一方面可以避免等待各类型格式文件打开时的无聊等待时间,另一方面可以高效便捷实现对文件内容的摘录。
如果您有更好的方案,欢迎留言交流。

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  1. 木子 木子

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